Dicas para gerenciar suas contas a pagar e a receber

Dicas para gerenciar suas contas a pagar e a receber

Gerenciar as contas a pagar e a receber é um desafio para muitos empresários.  Não são poucos os que se perdem em um mundo de planilhas, se esquecem de registrar saídas e entradas, não planejam e acabam perdendo prazos importantes.  O gerenciamento eficaz das contas a pagar e a receber depende de alguns fatores: organização, controle e processos alinhados por meio de um software online. Confira nesse post as dicas para melhorar o desempenho na área:

Organizar é a palavra de ordem

O primeiro passo para gerenciar suas contas a pagar e a receber com eficácia é ter organização. Cada conta que entra na companhia deve ser registrada, sem falta, e o mesmo vale para todas as saídas. Fazer um planejamento mensal, com previsão de despesas fixas e previsão de variáveis, é um processo que ajuda muito neste sentido. Para que a análise financeira possa ocorrer de forma mais acurada, as contas que devem ser pagas precisam ser classificadas: despesas com pessoal, com material de escritório, etc. Este passo é importante para que você possa ver com clareza, quais são os custos fixos e aqueles que são variáveis. Isto permite que a companhia tenha margem de negociação com clientes e fornecedores para conseguir melhores preços.

Não podem ficar de fora deste controle as datas de vencimento de cada conta para não correr o risco de ter que arcar com estes custos antes da entrada de receita, por exemplo. Em relação às contas a receber, é muito importante só passar a contar com o dinheiro a partir do momento em que recebê-lo. Fazer previsão do que está para entrar é essencial, mas não dá para contar com ovo dentro da galinha. Não esqueça ainda, de conferir recibos e notas com os valores registrados na planilha para ver se está tudo batendo.

A qualquer hora e em qualquer lugar

Muitos empresários falham no gerenciamento do processo de contas a pagar e a receber porque se esquecem de atualizar suas planilhas ou simplesmente não tem acesso a elas quando mais precisam. Por isso é importante contar com a ajuda de um software online para auxiliá-lo neste processo. Além de poder ser atualizado a qualquer momento e de qualquer lugar, o programa ainda centraliza todas as informações em um só lugar, evitando que o responsável pela área perca tempo procurando determinada informação.

Definindo responsabilidades

Para ter uma rotina eficaz de controle de contas a pagar e a receber é importante que todas as tarefas em relação a esta atividade estejam bem definidas e que tenham prazo para serem realizadas. Como, por exemplo, mensalmente montar o processo de pagamento antes da data de vencimento, semanalmente fazer o controle dos contratos firmados, diariamente manter o contato com fornecedores externos e internos e preparar relatórios sobre a posição diária.

Para gerenciar com eficácia as contas a pagar e a receber da empresa é preciso ter organização, processos bem definidos e, principalmente, uma boa ferramenta online que ajude a ter um controle maior e centralizado sobre as finanças da companhia de onde estiver.

Gostou das dicas? Já teve experiência com um software online? Conte nos comentários o que achou do artigo e compartilhe sua experiência!