18 de setembro de 2018

Como organizar o fluxo de caixa na sua empresa

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Manter a organização financeira de uma empresa nem sempre é tarefa fácil. São contas e mais contas, dinheiro entrando e saindo e, em meio a tudo isso, é fácil se perder. No entanto, manter o controle é essencial para o sucesso financeiro da empresa e para antecipar quaisquer problemas, seja por dinheiro faltante ou excedente no final do mês. Assim, a ferramenta mais utilizada para o controle financeiro de uma empresa é o fluxo de caixa. Mas você sabe como isso funciona?

O QUE É?

O fluxo de caixa é uma ferramenta que permite o controle financeiro, registrando as entradas e saídas do caixa da empresa, em um determinado período de tempo. Nesse processo, todas as despesas devem ser inclusas; um erro muito comum é não incluir valores pequenos nessa conta, como a compra de um lanche ou de um material de escritório, que fazem parte da rotina da empresa.

Porém, esse erro pode comprometer todo o seu faturamento, pois acumulados, esses pequenos valores podem tornar-se uma grande despesa e afetar todo o seu planejamento, já que o valor disponível para utilização, será menor do que o esperado.

Toda e qualquer movimentação relacionada à empresa (não confunda com suas contas pessoais) deve estar inclusa nesse registro: contas a pagar, valores a serem recebidos, empréstimos, rendimentos, despesas, reembolsos, investimentos, entre outros.

Para um fluxo de caixa eficiente, o ideal é que as informações sejam atualizadas diariamente; esse é um passo importante e que requer muita disciplina, pois mantendo os registros atualizados, você tem ciência da disponibilidade e necessidades da empresa, mantendo a saúde financeira. Afinal, o objetivo de qualquer empresa é obter lucro, certo?

COMO ORGANIZAR?

Mais do que a atualização diária das informações, a organização é elemento fundamental para criar um fluxo de caixa eficiente. É comum que as empresas utilizem cadernos e planilhas para organizar as movimentações financeiras, no entanto, esse método não facilita a verificação de informações, como qual a área em que a empresa mais investe ou qual atrai o maior lucro, o que consequentemente, impossibilita que você preveja os riscos que a empresa corre.

Assim, mesmo com um registro atualizado, você tem a possibilidade de não conseguir uma boa gestão da sua empresa e ainda sair prejudicado. Pensando nisso, separamos algumas dicas de como organizar seu fluxo financeiro:

  1. Determine períodos: depende do porte do seu comércio, mas o fluxo de caixa pode ser analisado diariamente, semanalmente ou mensalmente. Só não deixe períodos muito longos, pois isso pode te fazer perder o controle;
  2. Identifique lucros e despesas: identifique quais foram suas receitas e despesas e as categorize por cor, por exemplo, dessa forma fica muito mais fácil identificar sobre o que se refere esses valores;
  3. Identifique contas a pagar: aluguel, internet, salário dos funcionários, contabilidade, entre outras contas, devem ser registradas como despesas mensais, assim, você já tem uma previsão do saldo que estará disponível e qual estará aprovisionado;
  4. Identifique contas a receber: da mesma forma que você registrou as contas que precisará pagar, é importante registrar quais valores entrarão no caixa, por exemplo, se você realiza a venda de serviços ou produtos parcelados;
  5. Classifique suas movimentações: crie categorias para identificar suas despesas, vendas e receita, dessa forma, fica mais fácil controlar suas finanças. Encontre um equilibro nesse planejamento, ou seja, não crie categorias demais para não ficar complexo e nem categorias de menos, que não supram suas necessidades.
  6. Conte com auxílio profissional: uma boa forma de manter suas finanças controladas, é contar com auxílio de profissionais ou ferramentas específicas para esse serviço. O Meu Dinheiro, por exemplo, oferece um sistema completo de controle financeiro online e, o melhor, gratuito. Clique aqui e confira.

CUIDADOS

  1. O primeiro cuidado que deve ser tomado ao criar um fluxo de caixa, é saber separar suas finanças, das da empresa. Tendo contas e cartões separados, você evita a retirada de dinheiro para uso pessoal, o que pode, obviamente, afetar o financeiro da sua empresa e prejudicar futuras ações;
  2. Mantenha seu fluxo sempre atualizado. Sim, já dissemos isso, mas é realmente importante. Manter suas finanças organizadas dia a dia, permite que você acompanhe em tempo real suas movimentações e antecipe possíveis problemas a tempo de resolvê-los, sem que esses afetem seu negócio;
  3. Tenha registros das movimentações. Mantenha cupons, notas ou quaisquer outros documentos fiscais que possam comprovar a veracidade e autenticidade da entrada ou saída do dinheiro. Dessa forma, você mantém um histórico das vendas caso precise consultá-las ou saber mais detalhes sobre as movimentações.

VANTAGENS

  1. Com o fluxo de caixa é possível categorizar suas movimentações e ter acesso a elas a qualquer momento;
  2. Com essas categorias, é possível identificar tanto suas despesas, quanto suas receitas e mensurar quais clientes trazem maior retorno, qual o tempo médio desse retorno e onde o dinheiro da empresa está sendo gasto;
  3. Identificando seus gastos, é possível cortar gastos desnecessários ou substituir serviços que estejam pesando em seu orçamento;
  4. Esse processo pode ser utilizado de maneira projetada; com a organização do caixa, é possível conhecer antecipadamente como sua empresa, em termos, estará futuramente, o que é excelente para te auxiliar a prever eventuais faltas ou “sobras” financeiras que podem ser transformadas em investimentos.

CONCLUSÃO

Em suma, o fluxo de caixa pode auxiliar não apenas na organização financeira, mas também no crescimento do seu negócio. Portanto, a compreensão da importância de ter um registro de suas movimentações, vendas ou despesas, é o primeiro passo para que haja um equilíbrio em sua empresa.

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